一是防止地震、水灾、火灾等突发性灾难对档案实体的破坏。新档案馆建设要严格按照《档案馆库建设标准》 和《档案馆建筑设计规范》的要求，从安全第一的高度进行建设和设施设备配置，如安装自动报警、自动灭火设施、防火门，装具采用不易燃烧材料等，加强基础安全设施建设。
二是防止人为因泰对档案实体的侵害。各镇街、县直单位要按照县史志档案局 《关于做好到期档案移交工作的通知》 的文件要求，做到收集齐全，归档完整，装订规范。同时对所有档案存放地点安装监控设施，进行防盗报警，有条件的单位还可安装指纹识别、虹膜识别、脸部识别等门禁系统，严防档案实体失窃。
三是防止环境因素对档案实体的损害。做到档案库房“十防”，保持恒温恒湿，防止霉菌、蛀虫、鼠类等的破坏。
